Штатное расписание коммерческая тайна или нет?

Содержание

Декларация по НДС: относится ли к коммерческой тайне налоговая отчетность?

Закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (далее — закон № 98-ФЗ) не относит сведения о налоговых платежах к категории данных, которые не могут представлять коммерческую тайну организации (ст. 5 закона № 98-ФЗ).

Таким образом, организация, если посчитает необходимым, может закрепить в локальном документе — положении о коммерческой тайне, что такая информация носит конфиденциальный характер (см. п. 1 ст. 10 закона № 98-ФЗ).

Более подробно об этом документе можно прочитать в другой нашей статье: » Положение о коммерческой тайне — образец-2017-2018 года «).

Если же контрагент просит организацию представить этот документ в целях проверки благонадежности будущего партнера, то можно передать для анализа титульный лист и раздел 1 декларации по НДС с отметками ФНС, что уже будет служить подтверждением исполнения организацией своих обязанностей в части уплаты налога.

В случае если декларация подается в электронном виде, контрагенту можно представить выгруженные из личного кабинета в используемой системе передачи отчетности (например, через сайт ФНС) извещения от налогового органа о вводе данных в общую базу данных ФНС или о получении названным госорганом декларации.

Контрагент, в свою очередь, может запросить сведения об уплате НДС этим юрлицом или ИП и в самой налоговой инспекции, т. к. эти данные не относятся к налоговой тайне (подп. 3 п. 1 ст. 102 Налогового кодекса РФ). Это же умозаключение подтверждается и официальными разъяснениями Минфина России (см. письмо ведомства от 04.06.2012 № 03-02-07/1-134).

Является ли устав коммерческой тайной?

Содержание учредительной документации не может быть коммерческой тайной организации, о чем прямо сказано в законе № 98-ФЗ (см. абз. 2 ст. 5 названного закона).

Кроме того, такие документы, как ИНН и ОГРН, лицензии, точно так же недопустимо скрывать и обозначать как конфиденциальную информацию. Перечисленные документы закон обязывает размещать в свободном доступе для ознакомления, например, потребителями — в уголке покупателя (п. 1 ст. 9 закона РФ » О защите прав потребителей» от 07.02.1999 № 2300-1).

Кроме того некоторые юрлица по закону обязаны размещать устав на своем сайте в интернете. Например, такая обязанность есть у государственных и муниципальных учреждений (см. п. 6 приказа Минфина РФ от 21.07.2011 № 86н).

Бухгалтерский баланс — коммерческая тайна или нет?

В отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности установление режима коммерческой тайны недопустимо (п. 11 ст. 13 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Бухгалтерский баланс — одна из составных частей бухотчетности (п. 5 приказа Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н), соответственно, он не может составлять коммерческую тайну. Этим же приказом также подтверждается публичность бухотчетности и устанавливается обязанность организации обеспечить возможность ознакомления с ней пользователей (п. 42).

В некоторых случаях законом установлена обязанность по раскрытию финотчетности, составной частью которой является бухбаланс, путем публикации ее в сети Интернет (например, данная обязанность установлена для акционерных обществ гл. 71 Положения о раскрытии информации, утв. Банком России 30.12.2014 № 454-П).

Являются ли зарплата и штатное расписание коммерческой тайной?

Согласно абз. 6 ст. 5 закона № 98-ФЗ информация о численности и составе сотрудников и о системе вознаграждения труда не может быть отнесена к коммерческой тайне. При этом под системой оплаты труда подразумевается не только ее вид (сдельная, почасовая и т. д.), но и размеры окладов, тарифных ставок, доплат, надбавок, премий (ст. 135 Трудового кодекса Российской Федерации). О том, является ли штатное расписание локальным актом, читайте в нашей статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

Таким образом, ни размер зарплаты, ни содержимое штатного расписания к коммерческой тайне не относятся, что подтверждается и судебной практикой (например, решение Суоярвского райсуда Республики Карелия от 12.07.2010 по делу № 2-340/2010).

Итак, ни бухбаланс, ни содержание учредительных документов, ни сведения о зарплате сотрудников (как и штатное расписание) не могут составлять коммерческую тайну организации. Декларацию по НДС юрлицо или ИП не обязаны представлять по запросу контрагенту, хотя последний может запросить соответствующие сведения в органах ФНС, т. к. указанная информация не относится к налоговой тайне.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Вопрос о принадлежности данных налоговой декларации к коммерческой тайне встает, в основном, тогда, когда предоставить их для ознакомления требует контрагент хозяйствующего субъекта. Правомерен ли отказ в такой ситуации и когда отказывать нельзя, что считается коммерческой тайной согласно законодательству и как должно охраняться? В этих тонкостях необходимо разбираться, дабы избежать неприятных последствий.

Что относится к сведениям, которые не могут составлять коммерческую тайну предприятия

Такие сведения оговорены в ст. 5 закона № 98-ФЗ и включают в себя информацию:

  • указанную в учредительных документах и документах о регистрации юрлица или ИП в госорганах;
  • указанную в разрешениях на коммерческую деятельность;
  • об использовании бюджетных средств и об имуществе госучреждений и государственных (муниципальных) унитарных предприятий;
  • влияющую на безопасность отдельных граждан или всего населения (о влиянии на окружающую среду, о соблюдении противопожарной, санитарной техники безопасности, безвредность пищевых продуктов и т. д.);
  • относящуюся к кадровой (количество работников, их состав, система оплаты труда, условия и охрана труда, травматизм и проф. заболевания, имеющиеся вакансии, задолженность по зарплате и соцвыплатам);
  • о противозаконных действиях и понесенных за это наказаниях;
  • об условиях приватизации госсобственности;
  • для некоммерческих организаций: о доходах, расходах, имуществе, о количестве сотрудников и их зарплате, об использовании бесплатного труда;
  • о списке лиц, которые выступают от имени организации без доверенности;
  • прочая информация, необходимость раскрытия которой указана в других законах.

Зарплата — это секрет

Почему же работодатели настаивают на том, что зарплата сотрудника — коммерческая тайна? Возникают такие проблемы часто, обычно это делают компании, в которых заработная плата серая или черная, что, разумеется, противозаконно.

Еще один вариант, почему работодатель настаивает на том, что сведения о заработной плате — коммерческая тайна, — это вероятная демотивация сотрудников: руководитель компании надеется, что засекретив размеры вознаграждений, застрахует коллектив от соперничества и неконструктивных диалогов.

Компании вправе защищать себя и свои ценные ресурсы или информацию. Законопослушный работодатель, при необходимости, всегда объяснит, почему не хотел бы разглашать сведения о заработной плате персонала, и почему этот пункт содержится в трудовом договоре.

Если же какой-то пункт соглашения неприемлем или смущает сотрудника, всегда можно попросить об изменении формулировок или исключении его из соглашения.

📌 Реклама

  • Чтобы сохранить этот материал в
    избранное, войдите или зарегистрируйтесь Материал добавлен в «Избранное» Вы сможете прочитать его позднее с любого устройства. Раздел «Избранное» доступен в вашем личном кабинете Материал добавлен в «Избранное» Удалить материал из «Избранного»? Удалить Материал удален из «Избранного»
  • Чтобы сохранить этот материал в
    избранное, войдите или зарегистрируйтесь Материал добавлен в «Избранное» Вы сможете прочитать его позднее с любого устройства. Раздел «Избранное» доступен в вашем личном кабинете Материал добавлен в «Избранное» Удалить материал из «Избранного»? Удалить Материал удален из «Избранного»

Fotolia / PhotoXPress Работник может, работодатель – нет. Кира Корума

адвокат, руководитель судебно-арбитражной практики юридической группы «Яковлев и партнеры». «Включение в трудовые контракты пунктов о не разглашении информации о зарплатах – это личная инициатива работодателей. Юридической силы этот пункт не имеет. Работодатель вправе обозначить ответственность работника за раскрытие информации, являющейся коммерческой тайной, но согласно федеральному закону «О коммерческой тайне» заработная плата коммерческой тайной быть не может. Нет таких ограничений и в Трудовом кодексе. При этом информация о зарплате является конфиденциальной информацией и охраняется законом «О персональных данных». То есть работник вправе сообщать ее кому угодно. А вот работодатель как раз такого права не имеет».

Закон нижнего порога

Раскрывать информацию о зарплатах бывает опасно. Разница в оплате может вызвать возмущение и зависть – и особенно среди тех, кто получает меньше всего. В 2012 г. исследователи из Принстонского университета и Калифорнийского университета в Беркли опросили 6400 работников Калифорнийского университета, которым недавно раскрыли данные по зарплатам. Сотрудники, получавшие ниже среднего уровня, были крайне недовольны, когда узнали, что их коллеги получают больше. Многие сразу начали искать новую работу.

Три года назад Брайн Бэдер устроился на работу в отдел технической поддержки компании Apple. На собрании, которое проводил с новичками отдел персонала, менеджеры зачитали список правил, которым должны были следовать все новоиспеченные сотрудники компании. Их призывали не использовать нецензурных слов в разговорах с клиентами, проявлять уважение к коллегам и ни в коем случае не обсуждать свою зарплату с другими сотрудниками. Последнее требование Бэдер так и не выполнил. «Я буквально сгорал от любопытства», – признается 25-летний Бэдер.

Неприятная арифметика

Самому Бэдеру платили $12 в час. В течение рабочего дня он использовал каждую свободную минутку, чтобы раскрутить коллег на разговор о зарплате, и в конце концов выяснил, что все вокруг получали от $10 до $12 в час. Apple отказалась говорить о своей зарплатной политике.

Каждую неделю руководство отдела проводило собрание, на котором обсуждались результаты работы каждого сотрудника. Менеджеры раскрывали даже такие детали, как число телефонных звонков, на которые сотрудник ответил за неделю, и количество решенных им проблем. Выяснив уровень зарплат, Бэдер внезапно понял, что хочет уволиться. Сравнительный анализ результатов его работы и уровня зарплат показал, что он работает в два раза лучше самого слабого члена команды, а получает всего на 20% больше. Через три месяца Бэдер ушел из Apple. «Мне было неприятно думать о том, почему, выполняя в два раза больше работы, я не получаю в два раза больше денег», – вспоминает он.

Лучше не знать

«Тема зарплат – одна из самых чувствительных в организации, поэтому всегда требует осторожности, – комментирует Ольга Соколова, HR-директор компании «3М Россия». – В нашей компании не принято делиться уровнем зарплаты с коллегами. У каждого сотрудника есть своя история в организации, отличается предыдущий опыт работы внутри и за пределами компании. Все это влияет на текущий уровень зарплаты». По словам Соколовой, сотрудники в 3М знают о существовании внутренней системы грейдов, которые формируют соответствующие зарплатные вилки: «Сотрудник знает свой грейд, но не знает вилку заработной платы на данном грейде. Что касается размера бонуса, то здесь все так же: сотрудники знают процент бонуса на определенной категории (это информация открыта), но размер заработанной премии остается закрытым».

Болтливое поколение

Долгое время сравнивать зарплаты коллег в офисных разговорах считалось полным табу. Но ситуация начала меняться, когда в офисы пришли представители поколения миллениума (люди, рожденные в 1980-е и 1990-е гг., чья молодость пришлась на 2000-е гг.). Они привыкли откровенно обсуждать личную жизнь в режиме реального времени в Facebook и Twitter и принесли эту модель раскрепощенного общения в офисы. Полученную информацию они используют для того, чтобы выторговать повышение у нынешнего начальства или потребовать более высокую зарплату на новом месте работы.

Неудивительно, что многие компании пытаются держать информацию о зарплатах под замком. Они хотят оставаться хозяевами положения на переговорах о зарплате и надеются и дальше сохранить в тайне свои далеко не безупречные, а подчас и вовсе дискриминационные системы компенсаций.

Но тот, кто владеет информацией, завоевывает мир. И молодое поколение прекрасно это понимает. «Люди гораздо охотнее говорят о зарплатах, чем это было 10 лет назад», – считает Кевин Хэллок, директор института по исследованию систем компенсации при Корнелльском университете. Информацию о зарплатах стало тяжелее скрывать и благодаря бурному развитию интернета, говорит он. Есть сайты, например Glassdoor.com, где люди размещают сведения о зарплате и другие свои отзывы о работодателях. У многих появляется чувство, что зарплата не является личным делом каждого, она может обсуждаться публично.

В 2012 г. 25-летний Дастин Зик собирался уйти с должности специалиста по социальным медиа в BuySeasons, онлайновой розничной компании в городе Милуоки. Решение об уходе он принял после того, как сравнил свою зарплату с зарплатами 5–6 коллег, которым доверял. Молодой человек увидел, что большинство его собеседников были рады поделиться информацией о зарплатах.

Несколько его коллег тоже задумали найти новую работу. В ходе коллективного обсуждения они договорились о сумме, которую будут требовать с потенциальных работодателей, и разработали стратегию обсуждения этих зарплат на собеседовании. Беседы с коллегами помогли Зику понять, какую конкретно зарплату он хотел бы получать на новом месте работы в качестве специалиста по социальным медиа в одной гостиничной сети.

«Мое поколение воспитано в атмосфере прозрачности», – говорит Зик. «Чем ты моложе, тем больше работодатель стремится заполучить тебя по дешевке. Поэтому так важно знать, сколько зарабатывают коллеги на аналогичных позициях», – добавляет он.

Менталитет не позволяет

«В российских компаниях это чаще всего закрытая тема, – говорит Наталья Трошина, начальник управления по работе с персоналом бизнес-парка Nagatino i-land. – Руководители знают зарплаты своего структурного подразделения, но между структурными подразделениями такая информация обычно не раскрывается, сравнительные разговоры не приветствуются. Так уж исторически сложилось в стране».

«Я не спрашиваю у друзей и партнеров про их уровень дохода. И наверное, сам предпочитаю не отвечать на этот вопрос. Но не потому, что это неудобная тема, а потому, что не очень понимаю цели вопроса, – говорит Денис Рыжов, генеральный директор агентства «Ключевое звено». – Вообще нежелание людей озвучивать свои доходы связано больше с менталитетом, привычками и стереотипами. Любое вмешательство в личное пространство воспринимается с настороженностью. Мы сразу видим подвох. А если и заходит речь о деньгах, срабатывает желание преуменьшить – тоже, если хотите, часть нашего мировоззрения. Вспомните сами: когда вас спрашивают, например, сколько стоила ваша турпоездка, наверняка вы назовете сумму, которая будет меньше реальной. Почему? Просто чтобы не завидовали, чтобы ничего такого не подумали и не попросили в долг. А если говорить о политике нашего агентства, то она открыта ровно до той степени, до которой хотят быть открытыми сами сотрудники. Если они захотят обсуждать эту тему – они ее обсудят».

Определение коммерческой тайны

Данное понятие и все связанные с ним нюансы регулируются Законом «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (далее — ФЗ № 98). Согласно ему, коммерческой тайной считаются любые данные, касающиеся производственных, технических, экономических, организационных и иных процессов, происходящих в субъекте хозяйствования, имеющие реальную или теоретическую коммерческую значимость ввиду неизвестности их иным лицам. В обязательном порядке они должны удовлетворять следующим признакам:

  • отсутствие к ним свободного и беспрепятственного доступа;
  • в отношении их обладателем (налогоплательщиком) введен режим коммерческой тайны.

То есть администрацией организации в приказном порядке определен перечень данных, составляющих коммерческую тайну, установлен алгоритм их использования, следование которому строго контролируется (ст. 10, п. 1 ФЗ № 98). Эта информация охраняется и без применения определенных усилий по ликвидации средств защиты ее не получить.

В совокупности с производственной, коммерческая тайна составляет налоговую тайну, регулируемую положениями сто второй статьи НК.

На законодательном уровне спецрежим производственной тайны не установлен. Под ней могут пониматься любые данные, касающиеся процесса изготовления благ (ст. 1465 ГК, ст. 3 ФЗ № 98).

Какие сведения составляют налоговую тайну

К таковым сведениям относят данные о:

  • протекающих в субъекте хозяйствования производственных процессах,
  • его партнерах;
  • условиях сделок;
  • итоги налоговых проверок;
  • сведения специальных деклараций.

Является ли декларация по НДС коммерческой тайной

Сведения налоговых декларация не входят в перечень данных, не составляющих коммерческую тайну, определенный пятой статьей ФЗ № 98.

Исходя из этого, декларации по НДС могут составлять коммерческую тайну, что закрепляется хозяйствующим субъектом в локальном нормативном документе — Положении о коммерческой тайне.

Они могут не предоставляться по прямому требованию контрагента, однако, он может запросить интересующие данные в органах ФНС, поскольку они не считаются налоговой тайной. Поэтому важно ставить на подаваемой налоговой документации гриф «Коммерческая тайна».

Является ли устав коммерческой тайной

Акцент на то, что содержание учредительной документации не может составлять коммерческую тайну, сделан во втором абзаце пятой статьи ФЗ № 98.

Более того, некоторых юрлиц (государственных и муниципальных) законодательство обязывает размещать устав на своих интернет-порталах (п. 6 приказа Минфина № 86н).

Является ли отчет о финансовом состоянии коммерческой тайной

Информация бухгалтерских (финансовых) отчетов не может являться коммерческой тайной (п. 11, ст. 13 ФЗ № 402). Это постулирует и приказ Минфина № 43н, подтверждающий ее публичность и вменяющий организациям обязанность по обеспечению возможности беспрепятственного с ней ознакомления (п. 42).

Пятая статья ФЗ № 98 указывает на то, что численность и состав штата, а также СОТ, не являются коммерческой тайной. Это подтверждено и юридической практикой.

Данные, не являющиеся налоговой тайной

ФНС может удовлетворить запрос контрагента организации на предоставление следующих сведений о ней, не считающих коммерческой или налоговой тайной согласно ст. 102 НК:

  • ИНН;
  • общедоступной информации (данных из выписки ЕГРЮЛ);
  • об уплаченных сборах, налогах и взносах за прошлый отчетный период;

Суммы, погашенные налоговыми агентами в рамках их обязанностей, составляют исключение.

  • о налоговых нарушениях (в том числе о начисленных пенях и вмененных штрафах);
  • о применении спецрежимов;
  • о списочной численности сотрудников за прошлый отчетный период;
  • о финрезультатах в рамках баланса;
  • о постановке на учет организаций и ИП — нерезидентов.

Отношения с контрагентами и государственными органами по использованию сведений, составляющих коммерческую тайну

Если сведения являются коммерческой тайной, в ознакомлении с ними контрагентам может быть отказано. Впрочем, отказ в доступе к ней налоговой инстанции, исполняющей свои прямые обязанности, будет считаться неправомерным (ст. 6, 15 ФЗ № 98).

При этом, применение к важным данным режима комтайны является допгарантией в подобных деловых взаимоотношениях (ст. 102 НК). Для этого, согласно шестой статье ФЗ № 98, необходимо пометить документы, информацию из которых налоговым инспекторам следует держать в секрете, специальным грифом с указанием наименования и расположения (юрлицам) либо Ф.И.О. и адреса (ИП).

Данные сведения не могут быть раскрыты налоговыми органами и иными госструктурами, их сотрудниками и прочими лицами, в силу служебных обязанностей ими располагающими.

Ответственность за разглашение коммерческой и налоговой тайны

Халатное отношение к подобным сведениям, их утеря либо обнародование обуславливает следующую ответственность виновных в этом должностных единиц согласно отечественному законодательству, независимо от того, являются они сотрудниками субъекта хозяйствования либо госслужащими:

  • дисциплинарную – замечание или выговор, работодатель имеет право уволить работника, если разглашение произошло по его вине (ст.81 ТК);
  • гражданско-правовую ответственность – четко не определена, однако, исходя из общих норм гражданского права, может подразумеваться требование пострадавшей стороны полной компенсации причиненных убытков, возмещения упущенной выгоды;
  • административную – штраф (ст. 13.14 КоАП);
  • уголовную – установлена УК, сто восемьдесят третьей статьей, подразумевает штраф, исправительные или принудительные работа, а также лишение свободы.

Лицу, оперирующему секретными данными, но не имеющему достаточных оснований считать это незаконным, в том числе получившему их ошибочно или случайно, не может вменяться ответственность.

Госслужащие не могут разглашать полученные сведения из баз данных, архивов и иной документации, без соответствующего разрешения на это их обладателя кроме таких случаев, оговоренных в ФЗ, как:

  • запрос судебной инстанции;
  • запрос следственных или дознавательных органов.

Таким образом, коммерческая тайна регулируется специальным федеральным законом, а включающая ее налоговая – Налоговым Кодексом. Данные нормативные акты регламентируют, какие сведения должны держаться в тайне как субъектами хозяйствования, так и ФНС, а какие могут быть общедоступными.

Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: как заполнить штатное расписание, кто его должен утверждать и можно ли работать без него.

Доступ к персональным данным

Персональные данные относятся к информации, доступ к которой ограничен (ст. 2, 3, 5 и 6 Закона № 152-ФЗ).

В каких случаях персональные данные можно сообщить третьему лицу

Персональные данные предоставляют третьим лицам, когда необходимо предотвратить угрозу жизни и здоровью работника и в других ситуациях, установленных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152- ФЗ).

В каких случаях персональные данные нельзя передать третьему лицу

В пункте 4 разъяснений от 14.12.2012 специалисты Роскомнадзора разобрали несколько ситуаций, когда нельзя предоставлять персональные сведения о работнике.

Так, нельзя передавать данные о работнике, если:

— с запросом обратился человек или организация, не уполномоченные федеральным законом на получение таких сведений. Например, запросивший персональные данные не является государственным инспектором труда, прокурором, сотрудником правоохранительных органов или органов безопасности и т. п.;

— нет письменного согласия работника на предоставление сведений о нем лицу, обратившемуся с запросом. Если сотрудник не дал согласие на передачу персональных сведений никому из родственников, работодатель или его представитель не вправе передавать персональные данные работника его жене.

Требование супруги предоставить ей сведения о зарплате мужа также не является основанием для предоставления персональных сведений без согласия работника. Что подтверждают и специалисты Роскомнадзора в письме от 07.02.2014 № 08КМ-3681.

Что такое штатное расписание и для чего нужно

«Кадры решают все», — сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета — структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.

Скачать документы из статьи:

Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда в организации есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» — практическая, оно помогает:

  • Сформировать четкую структуру предприятия.
  • Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
  • Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.

Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание — это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться

Целесообразно предусмотреть в штатном расписании все подразделения организации: от отделов до филиалов. Это означает, что если у компании есть филиалы, в том числе и в разных городах, для них не обязательно разрабатывать отдельные документы, достаточно в основном ШР заполнить графы с 1 по 10-ю для каждого подразделения.

Еще одна важная причина связана с возможными проверками. На первый взгляд, Трудовой кодекс не обязывает работодателей составлять ШР: можно прописывать названия должностей, служебные обязанности и оклады в трудовые договоры. С другой, есть ряд законодательных актов, выполнить требования которых без «штатки» довольно сложно.

Так, из статей 15 и 57 ТК явствует, что если по трудовому соглашению сотрудник выполняет обязанности, связанные с определенной должностью, эта должность должна соответствовать ШР. Например, если в договоре сказано, что человек принят на должность офис-менеджера, ШР должно содержать эту должность. А раз так, стоит уделить этому документу должное внимание.

Наличие ШР налагает определенные обязательства на кадровую службу. Так, если в расписании значится должность, за ней должен быть закреплен работник. Если должность вакантна, HR-отдел должен об этом знать и искать человека. В противном случае при проверке могут быть санкции, ведь это нарушит требования Закона №1032-1 от 19.04.1991 года.

Следует помнить, что «штатка» относится к документам первичного учета. Его могут попросить при налоговой проверке, так как по нему удобно проверять оклады и фонд заработной платы.

Как правильно составить штатное расписание

Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.

Здесь уместно взять за основу унифицированную форму, которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года. С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные. То есть при необходимости любая компания может вносить в шаблон изменения в соответствии с внутренним потребностями организации. Однако надежнее, да и проще, придерживаться уже разработанных ранее стандартов.

При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».

Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.

Шапка

Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:

  • Название, включая организационно-правовую форму (ООО, АО или другое).
  • Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь же следует прописать даты: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.

Обратите внимание: унифицированной формой не предусмотрен строгий формат утверждения, поэтому стоит руководствоваться существующими государственными стандартами заполнения грифа утверждения. Подробнее об утверждении ШР — далее в статье. Чтобы на практике разобраться со всеми нюансами составления, скачайте образец документа.

Пример заполнения штатного расписания

Основная часть

Согласно унифицированной форме, этот раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:

  • Графа 1: Название подразделения (с заглавной буквы).
  • Графа 2: Код подразделения (надо взять из документа о структуре организации).
  • Графа 3: Название и код должности. Если в подразделении работает несколько специалистов, их лучше указывать в порядке ниспадающей иерархии – от руководителей до рядовых работников. Если есть требования по квалификации или разряду — указывать.
  • Графа 4: Количество вакансий для каждой должности. Совместители и работающие на часть ставки суммируются для этой графы. Например, если в отделе есть 3 полставочника и один сотрудник на полную ставку, значение для графы равно 2,5.
  • Графа 5: Тарифная сетка или оклад.
  • Графы 6–8: Данные о надбавках и видах финансовой мотивации, если такая предусмотрена.
  • Графа 9: Итоговый фонд зарплаты. Для расчета следует умножить число из графы 4 на сумму значений из граф 6,7 и 8. Эта графа должна быть заполнена даже в том случае, если оплата труда смешанная или бестарифная.
  • Графа 10: Заметки и примечания, если они есть.

Заключительная часть

Здесь, как правило, расположены подписи тех, кто отвечает за составление и выполнение «штатки». Например, главбух и начальник отдела кадров. В официальной форме нет места для печати, поэтому она ставится по усмотрению руководителя.

Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить ШР графой «Срок выполнения работ». Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с теми, что перечислены в государственных классификаторах и других нормативных актах. Если штатное расписание составлено и утверждено, названия должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Кто составляет штатное расписание в организации

Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР — один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся «штатки». Важно то, что он объединяет кадровые вопросы с финансовыми. Поэтому логично, чтобы структуру организации и названия должностей прописывали специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры занимались графами, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов. В небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Когда составляется штатное расписание

Оптимальный вариант — составить и утвердить сразу после основания компании. Если по каким-то причинам это не было сделано, никогда не поздно такое расписание составить.

Установленной законом периодичности составления ШР нет. На усмотрение руководства это можно делать 1 раз в год, а можно чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляют ежегодно, на этапе планирования следующего года. В течение этого периода, если возникает необходимость, в него вносят изменения, подтверждая их соответствующими приказами.

Эксперты рекомендуют закрепить форму ШР, а также порядок и периодичность его обновления отдельным локальным нормативным актом.

Как утвердить

Утверждает штатное расписание руководитель компании или сотрудник, который имеет такие полномочия (это должно быть указано в учредительных документах). Надо издать соответствующий приказ, а в документе, в грифе утверждения, проставить данные о распоряжении: его номер и дату вступления в силу.

Сроки хранения

Как и другие организационно-нормативные документы компании, ШР имеет определенный срок хранения. Чтобы определить, насколько долго следует хранить этот документ, обратимся к приказу Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В нем есть несколько позиций:

  • Хранится постоянно, если разработан на этом же предприятии. Если на стороне — то срок хранения всего 3 года.
  • Проекты и рабочие документы по составлению такой документации — 5 лет.
  • Внутренняя переписка, связанная с изменениями в ШР, должна сохраняться 3 года после того, как эти изменения были приняты.
  • Смежный документ (штатные расстановки) следует хранить 75 лет.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *