Отметка о принятии заявления

Каждому из нас временами приходится подавать заявления, жалобы, ходатайства и другие важные документы в различные организации или частным лицам. Казалось бы, всё просто: пришёл, подал и свободен. Но на практике возникают трудности, которые мы и будем решать.

Как правильно подать документы

Обычно мы подаём документы в письменной форме, составив его «от руки» или напечатав на компьютере в одном экземпляре. Приходим, отдаём конкретному лицу и уходим. Однако в такой ситуации наши документы могут затеряться, случайно или намеренно, и мы не сможем подтвердить их подачу.

В данном случае (при подаче документов лично) необходимо подавать документы в двух экземплярах. Один вы отдаёте адресату, а на втором экземпляре просите поставить отметку о принятии этого документа и забираете его себе. В отметке указываются следующие сведения:

  • дата принятия;
  • должность лица, которое принимает документы, его подпись, а также его фамилия и инициалы.

В государственных (муниципальных) органах ставится печать данного органа! Экземпляр документа с отметкой о принятии будет являться неоспоримым доказательством вашей правоты.

Как правильно: поставьте роспись или подпись?

По всем правилам русской грамматики и лексическому значению слово в выражении — поставьте подпись или роспись, следует выбрать первый вариант трактования. Верно будет применять и на письме, и в устной речи слово – подпись.

Подпись либо роспись?

Пример:

  • Ваша подпись уже фигурирует на документе, остается лишь сделать дело.
  • Когда-то эта подпись будет очень популярной.

Еще часто можно услышать такое словосочетание, как документация под роспись. Данные слова возможны к применению в русской лексике, ведь они близки по значению к глаголу расписываться.

Пример:

  • Этот документ дают на руки только под роспись.

Если читать законодательство России, то там вы не найдете понятного разъяснения, что правильно употреблять на письме именно слово: подпись. Единственное, что по Гражданскому кодексу упоминается, что подпись следует ставить во множестве ситуаций в составленном документе, который выражает подтверждение того или иного факта совершения сделки. (Статья 160 ГК РФ). Еще особа может завизировать своей подписью реквизит чека (Статья ГК РФ).

Считается, что бумаги не соответствуют действительности в том случае, если под ними нет подписи ответственного лица согласно Унифицированной системы документов, требования ГОСТа Р6.30 от 2003-го года. В составе таковой подписи должна быть на бумаге не только подпись (личный придуманный ореол особой), а еще и фамилия с инициалами, чтобы было понятно, кому принадлежит данная подпись. Это же условие прописано и в Гражданском кодексе статьи 19. Все лица, которые приобретают и осуществляют какие-либо права, обязанности, должны помимо подписи еще ставить и свою фамилию с инициалами (разборчивым почерком).

Интересно, что иногда, когда необходимо поставить подпись за отсутствующего исполнительного лица используют так называемую подпись – факсимиле (наклоненная черта) или предлог: ЗА. в таком случае документация недействительна, ведь это считается незаконным. Вместо отсутствующего начальника должен расписаться его зам или лицо, которое имеет право на такие решения, а документация, где стоит «карлючка» (факсимиле) – недействительна.

Что надо ставить подпись или роспись?

ВАЖНО: Следует в обязательном случае запомнить, что правильно в выражении: поставить подпись, употреблять именно это слово: подпись. Применение слова роспись – не правильно. Можно говорить: документация под роспись, расписываться, но не роспись.

В какой форме подавать заявление

Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке. Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП.

Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.

Общие правила оформления

Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

  1. Сведения об адресате и заявителе.
  2. Наименование документа.
  3. Формулировка просьбы или предложения.
  4. Дата подачи.
  5. Подпись.

Сведения об адресате и заявителе

В правом верхнем углу надо указать, кому это заявление предназначается и, собственно, от кого оно.

Информация об адресате

Так как заявление — это официальный документ, то и пишем мы его не просто человеку с улицы, а официальному лицу. Поэтому обязательно указываем:

  1. Должность адресата.
  2. Название организации.
  3. Его имя, отчество и фамилию.

Имя и должность адресата нужно писать в дательном падеже (задаём себе вопрос «кому?»). Например, директору Петрову или ректору Ивановой.

Информация о заявителе

В сведениях о заявителе чаще всего достаточно просто указать свою фамилию и имя. Когда это необходимо, можете дополнить указанием должности или статуса. Эти данные указываем в родительном падеже (задаём себе вопрос «от кого?»).

Часто возникают споры о том, нужно ли ставить в строке о заявителе предлог «от». То есть как правильно: «Ивановой Марии» или «от Ивановой Марии»? Оба варианта допустимы.

Традиционной формой считается написание без предлога. Но попробуйте прочитать предложение целиком — ряд из имён и фамилий звучит довольно запутанно. С предлогом такой проблемы не возникает: сразу понятно, кому и от кого.

Наименование документа

Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать «заявление». Однако и тут есть свои нюансы. Самый частый вопрос: с большой или маленькой буквы писать это слово? Здесь есть три допустимых варианта написания.

1. Со строчной буквы в начале строки и с точкой после слова

Традиционный способ оформления. В этом случае сведения об адресате и заявителе и наименование документа считаются одним предложением.

2. С прописной буквы без точки в конце

Когда вы пишете слово «заявление» в центре листа, оно становится заголовком всего документа. И к нему применяется то же правило, что и к остальным заголовкам: первая буква — прописная, а в конце нет точки.

3. Прописными буквами без точки в конце

Здесь применяется то же правило, что и в предыдущем пункте. По центру — заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки.

Формулировка просьбы, жалобы или предложения

Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.

Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.

Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.

Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.

Дата подачи заявления

Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.

Также дату можно указать сразу после наименования документа.

Подпись

Подпись на заявлении всегда ставится вручную, даже если всё остальное вы оформили на компьютере. Она выравнивается по правому краю.

Деловое письмо-заявление

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Подробнее, где в заявлении ставится число и подпись

Наиболее распространенной формой является та, при которой дата ставится после текста обращения. При печатании текста происходит ее выравнивание по левому краю. Но допустим вариант, когда дата ставится после заголовка сразу. При этом выравнивание по левому краю также обязательно. Все заявление может быть напечатано на компьютере, но подпись обязательно ставится вручную. При этом ее необходимо расположить четко по правому края документа.

Наиболее распространенные причины письменных обращений

Назовем ситуации, которые возникают на учебе или на производстве, когда учащемуся или сотруднику требуется написать заявление:

  • Оформление академического отпуска.
  • Перевод в другое учебное заведение.
  • Трудоустройство.
  • Увольнение с работы.
  • Предоставление очередного отпуска или отпуска за свой счет.
  • Перевод в другой отдел или на другую должность.
  • Предоставление материальной помощи.
  • Оформление компенсационных выплат.
  • Предоставление положенных по закону льгот.

Тем, кто затрудняется, как писать заявление, нужно хорошо знать структуру документа. На ней мы остановимся отдельно.

Что делать, если вам вообще отказывают в принятии документа? Выход есть!

Первым способом вы можете подать ваш документ, направив его по почте. Однако и в этом способе есть свои нюансы. Для правильной подачи документов необходимо отправить заказное письмо с уведомлением с описью вложения.

Конечно, можно отправить обычное заказное письмо без уведомления и отслеживать его получение адресатом по трек-номеру с квитанции на сайте Почты России. Но этот вариант не рекомендуется, т.к. сайт не всегда исправно работает, и нужная нам информация будет недоступна.

Уведомление будет доказательством того, что адресат получил наше письмо. Опись вложения необходима для подтверждения, что мы направляли конкретный документ.

Второй способ – направить документ через курьера. Такой способ более дорогой, но более быстрый. Особенно хорош, если вам необходимо направить важный документ. Курьер передаст вам акт о подаче документа адресату (с его подписью) – это и будет вашим подтверждением.

Третьим способом является направление в электронном виде. В настоящее время суды и другие государственные (муниципальные) органы принимают обращения в электронной форме, что довольно удобно. Однако если адресатом будет работодатель, партнер по бизнесу, другой участник сделки или человек, который вам задолжал, то вы можете сообщить необходимую информацию через электронную почту, СМС или мессенджеры. Конечно, данный способ подходит не для всех случаев, но он вполне рабочий.

Вышеуказанные методы универсальны и могут применяться для подачи любого документа или передачи необходимых сведений. Неважно, что это будет: претензия в магазин, жалоба в государственный орган или заявление своему работодателю, – порядок всегда будет один.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *